Con Decreto n. 5749 del 24 dicembre 2013 sono state quindi emanate le nuove disposizioni connesse con  l'impiego del volontariato nelle attività di protezione civile di cui alla L.225/92,  a partire dalla richiesta di attivazione da parte degli Enti competenti (Comuni/Unione dei Comuni, Province, Regione), compresa la gestione delle risorse attivate mediante l'apertura di apposita "segreteria" informatica, fino alla procedura per la richiesta dei benefici di legge di cui al DPR 194/2001 e relativo iter istruttorio da parte di detti Enti.

TUTTA LA PROCEDURA COMPRESA LA MODULISTICA, E' INFORMATIZZATA ESCLUSIVAMENTE MEDIANTE L'APPLICATIVO SART
Per la predisposizione  dei nuovi  criteri si è tenuto conto delle importanti novità degli ultimi anni ed in particolare la Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 9 novembre 2012 sugli indirizzi operativi per assicurare l'unitaria partecipazione delle organizzazioni di volontariato alle attività di protezione civile sul territorio nazionale.

ENTRATA IN VIGORE
Le nuove disposizioni entreranno in vigore il giorno 1 FEBBRAIO 2014 al fine di permettere sia agli EE.LL. che alle Organizzazioni di volontariato di adeguare le proprie procedure di attivazione e comunque di prendere una maggiore conoscenza delle disposizioni anche attraverso interventi formativi ed informativi; a tal fine è stato attivato fino alla data suddetta, l'accesso, dalla home page del SART, all'applicativo informatico TEST per sperimentarne gli aspetti operativi.
Le nuove disposizioni si applicano per gli eventi successivi alla data della loro entrata in vigore (1 FEBBRAIO 2014). Per tutti gli eventi antecedenti tale data, le attivazioni del volontariato e le domande di rimborso delle Organizzazioni di volontariato e dei datori di lavoro/lavoratori autonomi faranno riferimento alle disposizioni approvate con decreto 2128/2008.
 

Applicazione
Le disposizioni si applicano esclusivamente per tutti quei contesti, emergenziali o programmati, che vedono coinvolte le organizzazioni di volontariato iscritte all'elenco regionale di protezione civile nelle attività previste dalla L. 225/92. Eventuali  modalità di partecipazione delle organizzazioni di volontariato disciplinate da convenzioni od accordi con gli Enti restano escluse  da queste disposizioni, e in questi casi l'impiego del volontariato è svincolato sia dalla procedura di attivazione sia dall'applicazione dei benefici di cui all'art. 25 del Regolamento 62/R, in una parola è fuori dal contesto operativo del sistema regionale di protezione civile ed è in totale competenza dell'Ente col quale è in vigore la convenzione.
 

Procedura di attivazione
Tutta la procedura di attivazione si svolge esclusivamente per via informatica tramite l'applicativo regionale denominato SART (Sistema di Attivazione delle Risorse Toscane).
In ottemperanza alle recenti disposizioni in materia di trasmissione dei documenti (D.L. 69/2013 convertito in L. 98/2013) è eliminata dalla procedura di attivazione la trasmissione di qualunque fax, quindi gli Enti  che intendono attivare le OO.V. del proprio territorio non devono più stampare la loro richiesta né tanto meno trasmetterla via fax alla SOUP regionale. La richiesta sarà approvata per via telematica dalla Regione e, successivamente, l'autorizzazione firmata digitalmente sarà formalizzata agli Enti per la conservazione agli atti dell'ufficio competente.
L'Ente che intende  attivare le sezioni di volontariato del proprio ambito territoriale non apre più l'evento, nell'ambito della procedura di attivazione, ma è la SOUP regionale che apre l'evento di riferimento esclusivamente a seguito di richiesta da parte dei CeSi provinciali.
E' quindi di estrema importanza che i Comuni che vogliono attivare il volontariato informino immediatamente il Cesi provinciale dell'evento in atto o previsto per il quale intendono attivare il volontariato e che a sua volta il Cesi provinciale lo comunichi subito alla SOUP per l'apertura dell'evento, senza la quale non è possibile dare avvio alla procedura di attivazione.
>> ISTRUZIONI PER ATTIVAZIONE VOLONTARIATO
 

Adempimenti delle OO.V.

Ogni squadra di volontariato  che sia stata attivata dall'Ente territorialmente competente, per prima cosa deve compilare la scheda di registrazione modello D, trasmetterla via e-mail all'Ente attivante ai fini del suo preaccreditamento nella Segreteria, e consegnarla in originale cartaceo alla Segreteria presso la quale viene indirizzata,  per la registrazione in ingresso alla fase operativa.
La registrazione in ingresso presso la Segreteria e la successiva registrazione di fine impiego costituiscono passaggio obbligato per il rilascio dell'attestato e per l'accesso alla procedura per la richiesta dei benefici di cui agli articoli 9 e 10 del DPR 194/2001.

Procedura per la richiesta art.10 DPR 194/2001

La richiesta di rimborso viene redatta sotto forma di dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, ai sensi dell'Art. 47 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 in una forma assolutamente analoga al modello in uso del Dipartimento Nazionale di Protezione Civile. La richiesta viene redatta  ESCLUSIVAMENTE via internet accedendo al programma SART mediante PWD personalizzata per ogni sezione di volontariato. Il programma, all'atto della compilazione riporta in automatico tutti i dati registrati nella segreteria presso la quale la sezione si è registrata; la sezione deve completare i dati mancanti (es importi carburante ed altre spese), ed eseguire l'inoltro informatico. A seguito dell'inoltro, stampa la richiesta, la firma e la trasmette, insieme a copia del documento di identità del legale rappresentante, ESCLUSIVAMENTE per via telematica (PEC o Ap@ci) all'Ente che l'ha attivata. Il solo inoltro attraverso l'applicativo SART e la mancata trasmissione della richiesta impedisce l'avvio dell'iter istruttorio da parte dell'Ente attivante.
Non deve essere più trasmessa la documentazione in originale attestante le spese, ma questa deve essere scrupolosamente conservata presso la sede dell'associazione, inserendo nella procedura di richiesta la scansione di detta documentazione dopo averla identificata col codice che viene assegnato dalla procedura informatica durante l'inserimento.
E' da sottolineare l'importanza di tenere aggiornati i dati del censimento G.E.Vo.T  relativi alle risorse che vengono impiegate perché solo per quelle regolarmente censite si riconoscono i benefici di cui al DPR 194/2001.
>> ISTRUZIONI PER RICHIESTA ARTICOLO 10

Termini per l'inoltro delle domande di rimborso

le domande di rimborso sia per l'art.10 (rimborsi alle OO.V.)che per l'art.9 (rimborsi ai datori di lavoro o lavoratori autonomi) del DPR194/2001, devono essere inoltrate entro 120 giorni dalla data di chiusura della segreteria che rappresenta la conclusione dell'intervento, pena la irricevibilità delle domande medesime.

Adempimenti degli EE.LL.
gli Enti che attivano ed impiegano il volontariato aprono, al momento dell'attivazione, la Segreteria per la registrazione di tutte le risorse del volontariato (uomini e mezzi) impiegate. L'apertura della Segreteria è un passaggio obbligato nella procedura di attivazione. L'inserimento dei volontari e delle risorse, per quanto sia auspicabile venga fatto in tempo reale per avere un adeguato monitoraggio delle forze in campo, può essere fatto, in caso di estrema difficoltà, anche in un tempo successivo, tenendo però presente che la mancata registrazione nella Segreteria delle sezioni impiegate impedisce alle medesime la possibilità di accedere alla procedura per la richiesta dei benefici di legge di cui agli artt. 9 e 10 del DPR 194/2001.
L'Ente che attiva ha poi il compito di eseguire l'istruttoria delle pratiche di rimborso per le spese sostenute dalle OO.V. dal medesimo attivate, di trasmettere alla Regione il quadro riassuntivo di tali richieste ai fini dell'accredito delle risorse finanziarie nei casi previsti dal Regolamento 62/R/2013 e di procedere alla liquidazione di quelle ritenute ammissibili.
L' iter istruttorio si avvia al ricevimento, via PEC, della richiesta di rimborso, e si svolge interamente tramite il sistema informatico SART, attraverso l'esame della documentazione scansita ed allegata nel modulo di richiesta. Agli Enti non saranno più trasmessi documenti in originale.
Essendo le domande sotto forma di dichiarazione sostitutiva, gli Enti che hanno fatto l'istruttoria e liquidato le associazioni attivate dovranno procedere ai controlli a campione secondo le normative vigenti.
>> ISTRUZIONI PER GESTIONE SEGRETERIA 
>> ISTRUZIONI PER ISTRUTTORIA ARTICOLO 10 

Assegnazione password

Per accedere all'applicativo TEST e DOPO IL 1 FEBBRAIO 2014 all'applicativo SART sono necessarie nuove password, due  per gli EE.LL (Attivazione/Istruttoria art.10  e Segreteria) e una per le sezioni di volontariato (richiesta di rimborso art.10 DPR 194/01).
Ai comuni, unioni di comuni e centri intercomunali tali password insieme agli ID verranno comunicate dalle Province di competenza.
Per le sezioni di volontariato la password e l'ID è così costruita:
art10_(numero di iscrizione all'elenco regionale  di cinque numeri) come nei seguenti esempi:
sezione n.7/02:   art10_00702
sezione n. 32/03 :  art10_03203
sezione n.107/05:  art10_10705
Al primo accesso le password dovranno essere modificate come richiesto dal programma.

Ricerca dispersi

la ricerca in superficie di persone disperse non rientra direttamente tra le attività di protezione civile previste e disciplinate dalla legge 225/1992, fatta salva l'eventuale ricerca conseguente al verificarsi di eventi calamitosi, per i quali il coinvolgimento delle organizzazioni di volontariato si colloca nel più generale ambito dell'intervento relativo alla specifica emergenza e si articola con riferimento alle strutture e modalità di coordinamento operativo stabilite nel caso specifico.
Pertanto per le attività di ricerca dispersi fuori dai contesti calamitosi non si applicano i benefici di cui all'art.25 del Regolamento DPGR n.62/R/2013 e l'attivazione delle sezioni di volontariato non rientra fra quelle soggette alle procedure del disciplinare, fatta salva la facoltà per l'Ente attivante di aprire apposita segreteria per la registrazione delle risorse impiegate ed il loro monitoraggio.

Trasmissione della documentazione

Per tutti viene previsto l'uso della posta elettronica certificata (PEC) come unico strumento per la trasmissione di documenti e di comunicazioni con il Settore "Sistema Regionale di Protezione Civile".